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L’email professionale è uno strumento fondamentale per i business moderni, rappresenta l’elemento di base per una comunicazione digitale e si può trovare in tutti i principali canali utilizzati da imprese, enti governativi e professionisti.
Alla base di una strategia di email marketing vincente, della costruzione di un sito web, delle pagine social e perfino della vendita sugli eCommerce troviamo la costruzione di un profilo professionale e l’inserimento di un indirizzo email aziendale.
L’importanza di questo strumento ha fatto sì che negli anni si siano sviluppati tante piattaforme per l’email aziendale ed è importante comprendere qual è la miglior soluzione email professionale per il proprio business.
Ma come si utilizza l’email aziendale? Esistono modalità giuste o sbagliate? I fondamentali d’uso per l’email professionale sono importanti per poter mostrare a partner, colleghi, fornitori e clienti la propria professionalità, anche durante una semplice comunicazione per posta elettronica.
Come usare le email in modo professionale
Sono stati identificati 4 principi che regolano l’utilizzo della posta elettronica in modo professionale, dei piccoli consigli e segreti in grado di aggiungere autorità all’immagine aziendale o al nome di un professionista.
Il dominio personalizzato
Il primo riguarda l’utilizzo del dominio personalizzato che, secondo i maggiori provider di posta elettronica, rappresenta il principale elemento di una email professionale in grado di infondere o meno fiducia nei clienti. Questi, infatti, 9 volte su 10 sono propensi a fidarsi maggiormente di aziende che utilizzano email professionali con dominio personalizzato.
L’email personalizzata rappresenta quindi una caratteristica in grado di fornire al marchio un’identità forte. Tuttavia, ancora oggi gran parte delle piccole imprese utilizza i tradizionali domini forniti dai provider di posta elettronica conosciuti in tutto il mondo.
La firma aziendale
Il secondo principio su cui si basa il corretto utilizzo della posta elettronica professionale è la firma aziendale, conosciuta da gran parte della popolazione come la sezione dei contatti situata alla fine di ogni email professionale.
Una firma aziendale efficiente deve essere semplice e chiara, funzionale per tutti, dal partner internazionale ai nuovi collaboratori.
In alcuni casi è possibile notare che le aziende inseriscono delle immagini nelle firme, generalmente il logo, tuttavia è bene ricordare che alcuni provider di posta elettronica potrebbero bloccare le email proprio a causa delle immagini inserite all’interno del testo.
Per evitare questo problema è importante integrare due elementi di ottimizzazione (ALT e TITLE) che impediscono al sistema di posta elettronica di bloccare la corretta ricezione dell’email.
Nome e saluto all’inizio di una email professionale
Gli ultimi due principi sono strettamente legati fra loro. L’email aziendale non è uno strumento di comunicazione simile o uguale alle app di messaggistica o alle chat dei social network. Si tratta di un tool professionale che richiede sempre l’utilizzo di un nome e un saluto iniziale, due elementi di buona educazione alla base di una comunicazione funzionale.
Scrivere un saluto al ricevente e allegare il suo nome per rivolgergli maggiore attenzione è importante, quindi, anche per una comunicazione professionale che funziona per davvero e il ricevente è più propenso a rispondere all’email in maniera altrettanto professionale.
Tante aziende tengono molto al rispetto di questa regola basilare anche per le comunicazioni interne.
Foto di Muhammad Ribkhan da Pixabay
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